[0001] 本发明涉及数据存储管理的技术领域，尤其是涉及一种数字档案管理系统。

[0002] 多元化档案，是项目实施全过程中形成的应归档保存的文档、设计图、照片、录音材料、视频、GIS信息、实物等不同形式和纸质、光盘、音频、视频、业务数据、公务电子邮件、网页信息等不同载体的全部文件材料。项目档案不仅是项目成果的重要组成部分，也是项目管理的载体，是项目实施和竣工验收的必备条件和凭证，也是成果推广应用的真实记录和可靠依据。

[0003] 当前，多元化档案管理在推进电子化归档的过程中，尽管取得了一定的进展，但仍存在业务文件多，没有统一的收集标准，收集负担重；电子文件增长快，手工收集整理效率低，整理易出错；纸质档案管理成本高；档案查找不便、利用效率低。

[0004] 综上，如何按照标准进行档案收集、提高收集整理的效率、准确性、降低纸质档案的管理成本和提高档案的利用率成为目前亟需解决的技术问题。

[0040] 下面将结合实施例对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

[0041] 传统技术无法按照标准进行档案收集、收集整理的效率低、准确性差、纸质档案的管理成本高和档案的利用率低。

[0042] 基于此，本发明的数字档案管理系统中，是基于项目节点自动进行档案的归集的，并实时进行监控和更新，实现了按照项目节点进行的档案归集，归集整理的效率高，准确性好，并且纸质档案可以转化为电子档案进行管理，降低了管理成本，能通过档案利用模块和档案检索模块实现档案的高效检索利用，提高了档案的利用率。

[0043] 为便于对本实施例进行理解，首先对本发明实施例所公开的一种数字档案管理系统进行详细介绍。

[0044] 实施例一：

[0045] 图1是根据本发明实施例的一种数字档案管理系统的示意图，如图1所示，该系统包括：档案归集模块、监控更新模块、档案接收模块、档案利用模块和档案检索模块；

[0046] 档案归集模块，用于根据预先设计的初始需求清单和预先设计的项目节点对待归集档案进行智能分析，确定待归集档案所属的目标项目节点，进而将待归集档案分配至目标项目节点对应的目标数据库，其中，初始需求清单为项目前期的档案录入数字档案管理系统时生成得到的，项目节点为基于同类项目历史数据和经验总结得到的，不同类项目对应的项目节点不同；

[0047] 监控更新模块，用于持续监控各项目节点的完成情况和各项目节点对应的档案的上传情况，并当各项目节点临期或逾期、档案上传延迟或缺失时，发出告警信息，且在确定项目节点存在变动时，更新存在变动的项目节点所对应的档案和初始需求清单；

[0048] 档案接收模块，用于接收纸质档案电子化后得到的电子档案、原始电子档案和数据库，并对档案进行接收检测、接收管理和回收管理；

[0049] 档案利用模块，用于根据专题库检索规则进行档案的检索，进而对检索得到的档案进行组织，得到专题，以根据需求进行专题浏览并自动进行专题文档的编研；

[0050] 档案检索模块，用于根据用户的需求进行条件检索和分类检索，以得到用户需求的目标档案。

[0051] 在本发明实施例中，上述需求清单中包括项目的基本信息，例如，著录号、合同名称、合同编号、项目的启动时间、验收时间、节点名称、档案类型、上传日期、责任人等信息。初始需求清单为项目前期的档案录入数字档案管理系统时生成得到的，前期的档案录入时，按档案类别对档案进行归档(录入时，系统会让用户选择，档案对应的项目启动时间，类型等)，主要按照档案内容、档案形式、档案使用目的等维度对档案进行分类整理，形成清晰的需求清单，需求清单可以理解为项目的各种概况信息。后续基于不同专业层次员工(例如，领导层、管理员层、普通员工层)对档案利用的需求，设计并实施特色化服务(不同的系统界面)，持续优化需求清单以提升服务效果。该系统可对多个不同领域的各类项目的档案进行归档。

[0052] 在实现时，可以建立一个包含各类项目的项目节点库(每一类项目有一个专属的项目节点模板，一个项目节点模板中包含多个项目节点)。项目节点模板可以根据项目的类型和规模进行分类。每个项目节点模板都包含一系列预设的项目节点，这些项目节点是基于同类项目历史数据和经验总结得出的。基于项目合同或计划书的签署日期、验收节点、工作分解关键任务完成节点、各阶段评审节点、产品的开发进度等项目信息建立每一个多元化档案的项目节点，具体可以包括：项目启动节点、关键任务完成节点、各阶段评审节点、产品发布节点、项目验收节点等。根据当前项目的类型就能确定对应的目标项目节点模板，该目标项目节点模板中就包含有预先设计的项目节点。

[0053] 具体的，采用自然语言处理技术根据预先设计的初始需求清单和预先设计的项目节点对待归集档案进行智能分析，确定待归集档案所属的目标项目节点，进而将待归集档案分配至目标项目节点对应的目标数据库，还可以进一步对待归集档案和对应的目标数据库进行人工审查和确认，以确保每个项目节点都有与之对应的档案，并且每个档案都只与一个项目节点相关联。

[0054] 在项目执行过程中，监控更新模块持续监控各项目节点的完成情况和各项目节点对应的档案的上传情况。通过定期审查、系统提示等方式及时发现项目变化或更新。设定定期审查的时间点，如每周、每月或根据项目阶段进行设置，在审查过程中，对比实际进度与计划进度，检查各项目节点的完成情况，同时，检查档案的上传情况，包括：数量、类型、完整性等。当各项目节点临期或逾期、档案上传延迟或缺失时，系统能够自动发送提醒或警告信息。一旦确定项目节点有变动，及时调整对应关系(即项目节点和对应的档案)和需求清单，确保信息的准确性和完整性，并及时通知相关人员。

[0055] 档案检索模块提供了一体化检索，提供了类似于Google的检索方式，不管是什么档案类型，只要条目和内容中包含检索字段(即检索关键词)就可以查询到，实现跨全宗、跨案卷、跨档案类型一体化检索，以及检索结果的相关度或时间排序展示。检索步骤包括：用户首先明确检索目的，随后在检索界面的输入框中快速键入相关关键词或短语；系统自动全面扫描数据库中各类型档案的条目和内容，精准匹配用户输入的关键词；根据匹配度或时间顺序对检索结果进行排序，并在界面上清晰展示；用户可根据需求选择排序方式，快速定位所需档案。档案检索模块建立了完善的档案编目和索引体系，确保档案信息的准确记录和分类。

[0056] 档案检索模块包括：条件检索和分类检索，条件检索：系统提供多条件组合查询方式，用户可根据需要自行组合多条件，查询的数据将以列表显示。列表中的数据项可由用户自定义，并调整数据列表的顺序，同时提供列表中关键数据项的全库排序功能。帮助用户快速找到符合条件的目标档案，并准确定位目标档案资料；分类检索：图库会根据设置好的属性类别及其显示顺序，自动将存于其中的档案按照目录层次显示，也可以根据管理或查询的需要，随时调整显示顺序。

[0057] 在本发明实施例中，提供了一种数字档案管理系统，包括：档案归集模块、监控更新模块、档案接收模块、档案利用模块和档案检索模块；档案归集模块，用于根据预先设计的初始需求清单和预先设计的项目节点对待归集档案进行智能分析，确定待归集档案所属的目标项目节点，进而将待归集档案分配至目标项目节点对应的目标数据库，其中，初始需求清单为项目前期的档案录入数字档案管理系统时生成得到的，项目节点为基于同类项目历史数据和经验总结得到的，不同类项目对应的项目节点不同；监控更新模块，用于持续监控各项目节点的完成情况和各项目节点对应的档案的上传情况，并当各项目节点临期或逾期、档案上传延迟或缺失时，发出告警信息，且在确定项目节点存在变动时，更新存在变动的项目节点所对应的档案和初始需求清单；档案接收模块，用于接收纸质档案电子化后得到的电子档案、原始电子档案和数据库，并对档案进行接收检测、接收管理和回收管理；档案利用模块，用于根据专题库检索规则进行档案的检索，进而对检索得到的档案进行组织，得到专题，以根据需求进行专题浏览并自动进行专题文档的编研；档案检索模块，用于根据用户的需求进行条件检索和分类检索，以得到用户需求的目标档案。通过上述描述可知，本发明的数字档案管理系统中，是基于项目节点自动进行档案的归集的，并实时进行监控和更新，实现了按照项目节点进行的档案归集，归集整理的效率高，准确性好，并且纸质档案可以转化为电子档案进行管理，降低了管理成本，能通过档案利用模块和档案检索模块实现档案的高效检索利用，提高了档案的利用率，缓解了现有技术无法按照标准进行档案收集、收集整理的效率低、准确性差、纸质档案的管理成本高和档案的利用率低的技术问题。

[0058] 上述内容对本发明的数字档案管理系统进行了简要介绍，下面对其中涉及到的具体内容进行详细描述。

[0059] 在本发明的一个可选实施例中，数字档案管理系统还包括：系统登录及用户管理模块；

[0060] 系统登录及用户管理模块，用于对用户进行鉴权，对授权用户增加处理和删除处理，其中，不同层次员工具有的权限不同，对应的数字档案管理系统的界面不同。

[0061] 具体的，数字档案管理系统的界面是根据不同层次员工对档案的需求进行收集后，定制化设定的。

[0062] 实现时，系统登录及用户管理模块用于授权用户的鉴权以及授权用户的增加处理、删除处理。在其内部包含有小的插件，以应对没有验收的项目。根据项目建设阶段，设置不同用户权限、新增用户及维护单位电子章等。根据项目管理、设计、施工、监理、主管部门、财务、物资等不同管理分工等，设置不同级别对档案进行使用的权限，设置对措施和方案的审批权限。一般用户登录后只能与之匹配的功能及权限，管理员权限除可以使用全部功能外，还负责增加新用户、配置用户权限、新增或维护单位/部门电子章、固化档案文件模板等。

[0063] 该系统登录及用户管理模块通过接口同步用户信息，支持可用账号及统一身份验证登录。创建注册和登录页面，验证用户输入，设置不同用户设置权限、新增用户及单位电子章维护。权限体系能够适应系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式，能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

[0064] 实现时，收集并分析员工的专业层次(即不同层次员工)与档案需求(领导层‑‑‑查阅需求、审批需求，管理员层‑‑‑其它员工的权限、借阅，普通员工层‑‑‑预览)，定制化设定不同用户的数字档案管理系统的界面。另外还可以构建用户画像，用于记录每个用户对档案的具体操作。

[0065] 在本发明的一个可选实施例中，数字档案管理系统还包括：周期性统计单元；

[0066] 周期性统计单元，用于根据各项目节点的预定时间，统计当前周期内项目的档案完整率、正确率、归档及时率和下一周期的项目归档计划完成率，并根据统计结果确定档案是否存在缺失。

[0067] 具体的，根据多元项目的项目节点结合预定时间，统计当前周期内项目的档案完整率、正确率和归档及时率，以及下一周期项目的归档计划完成率；根据统计结果，评估归档流程的有效性，识别潜在问题(如，某一项目节点存在档案缺失)和改进空间，有助于及时发现和解决问题，实现归档流程的动态优化，提高项目的整体效率和质量。

[0068] 在本发明的一个可选实施例中，数字档案管理系统还包括：项目节点生成模块；

[0069] 项目节点生成模块，用于当新的项目启动时，根据新的项目的类型在项目节点库中确定与新的项目的类型对应的初始项目节点，并在新的项目实施时，实时收集新的项目的进度数据，以根据进度数据对初始项目节点进行更新，进而得到新的项目的目标项目节点。

[0070] 具体的，当新的项目启动时，系统会根据新的项目的类型从项目节点库中选取最相关的项目节点模板(其中包含多个初始项目节点)，并结合项目节点的预测结果，生成一套初步的初始项目节点的方案。这些方案会考虑到项目的关键阶段、重要任务以及可能的风险点。

[0071] 随着项目的推进，实际进度和初始项目节点之间可能会存在偏差。系统会实时收集这些进度数据，对初始项目节点进行更新，并对项目节点库进行迭代优化，提高未来项目节点生成的准确性。

[0072] 在本发明的一个可选实施例中，档案接收模块包括：纸质档案电子化单元、电子档案接收单元、数据库接收单元、接收检测单元、接收管理单元和回收站单元；

[0073] 纸质档案电子化单元，用于将纸质档案扫描成电子图片，对电子图片中的文字进行识别提取，得到电子档案，进而接收电子档案；

[0074] 电子档案接收单元，用于提供电子档案的接收登记、导入日志记录、导入数据查看、移交接收登记表的维护和导入批次自动生成的功能；

[0075] 数据库接收单元，用于提供DBF文件的导入、导入日志记录、导入数据查看、导入批次自动生成的功能；

[0076] 接收检测单元，用于对各种电子档案进行四性检测，检测通过后录入数字档案管理系统；

[0077] 接收管理单元，用于提供档案类型树切换、档案条目的新增、修改、批量修改、删除、电子全文维护、档号编制、档案浏览、连续检测、为空检测、重复检测、目录打印、数据导出、格式转换的功能；

[0078] 回收站单元，用于提供被删除档案的临时存储功能，提供恢复、彻底删除、还原、全部还原、删除、清空的功能。

[0079] 具体的，档案接收模块能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。该模块通过PC端接口，将电子化的档案导入系统；还支持在线接收；还支持通过浏览器的方式登录系统填写信息(档案信息)和上传档案数据。

[0080] 纸质档案电子化单元，将纸质档案逐一扫描成电子图片，对电子图片内的文字图像通过图片识别技术进行文字的逐一提取，得到电子档案，再通过人工比对修正，实现电子化，通过接口直接导入系统。

[0081] 上述四性检测包括：安全性、保密性、一致性、合规性。

[0082] 回收站单元提供类似Windows的回收站功能，可对误删除的档案进行还原，同时提供回收站清空功能，可将所有回收站中的档案进行彻底删除。

[0083] 档案接收时，可以在线接收，也可以离线接收。在线接收：通过基础业务完善规范及各业务系统的改造升级，实现各业务系统与数字档案管理系统的全面无缝对接，并实现各业务系统电子档案及其元数据的在线实时归档；离线接收：支持离线配置与系统配置的一致，支持元数据及电子档案离线客户端录入打包。支持离线数据包上传及离线数据的接收。

[0084] 在本发明的一个可选实施例中，档案利用模块包括：专题库规则单元、专题组织单元、专题浏览单元和自动编研单元；

[0085] 专题库规则单元，用于配置专题库检索规则；

[0086] 专题组织单元，用于根据专题库检索规则进行档案的检索，进而对检索得到的档案进行组织，得到专题；

[0087] 专题浏览单元，用于对已发布的专题进行展示；

[0088] 自动编研单元，用于根据用户的需求将目标专题对应的档案组合成专题文档，以对专题文档进行下载、预览和打印的操作。

[0089] 具体的，档案利用模块支持用户根据实际需求设置编研专题，实现辅助编研，通过预先配置档案归集策略(即(1)专题库规则)，将符合条件的专题档案进行归集，对于新的需求，调整和优化预先配置的档案归集策略，包括：重新确定分类方式、调整归档流程、更新编号和标注规则等。提供强大的档案编研工具，可以在该系统里通过大数据分析，进行大事记、组织沿革、全宗介绍、年鉴、基础数字汇编、专题介绍等的在线编辑工作。

[0090] 专题库规则单元，专题库规则是根据专题库和档案门类组合配置字段的检索规则，规则可以增删改。比如：可以配置电子档案标题包含“归档”。

[0091] 专题组织单元，可以对专题树进行维护，根据不同的专题，可以自动提取专题，自动提取专题根据专题库规则进行，提取只是目录级别的匹配；也可以手动在专题中添加档案；或者手动删除专题中的档案；配置完成可以发布和不发布操作，发布会展示在专题浏览中，不发布则不展示。

[0092] 专题浏览单元，对普通用户进行已发布专题的展示，未发布的专题则不会展示出来。

[0093] 自动编研单元，自动编研是到电子原文级别的编研，通过自动编研会生成不同电子档案组合成的一个doc文件，对此文件可以进行下载、预览、打印操作。

[0094] 在档案利用模块中，还提供不同类型的数据导入、导出接口，能方便地与其他信息系统进行数据交换，下载等。

[0095] 在本发明的一个可选实施例中，数字档案管理系统还包括：档案保存模块；

[0096] 档案保存模块，用于提供格式转换、电子档案长期保存、实时统计、档案整理、档案备份、定期鉴定、销毁管理、移交和介质管理的功能。

[0097] 具体的，格式转换中，能够通过文件格式转换工具，根据保存策略中设置的格式策略对系统和长期保存库中的档案执行格式转换操作，具体格式标准主要以采用OFD格式为准，但考虑到实际使用中由于兼容性、通用性、易用性的问题，保留OFD和PDF两种保存格式；档案备份中，根据档案重要程度选择不同的备份方式；通过数据导入、数据库恢复和备份还原功能进行备份数据恢复。档案保存模块还提供推荐归档格式的功能，可对所有存储的电子档案格式进行实时统计；可自动生成长久保存数据包。

[0098] 在本发明的一个可选实施例中，数字档案管理系统还包括：档案统计模块；

[0099] 档案统计模块，用于统计各档案的浏览次数、下载次数和借阅次数，支持表格、饼图、柱状图、仪表盘、折线图的展示模式。

[0100] 具体的，还可以根据需要统计各种参量，能统计分析成果(例如浏览次数、下载次数)的自动生成、高效表达和快速更新。建立完整的关联模型，将统计数据源、成果模版和统计成果之间的关联关系固化；数据源变化时，实现统计报表、统计报告联动更新。设计报表中数据获取条件规则，根据条件规则自动从库中获取数据。

[0101] 在本发明的一个可选实施例中，数字档案管理系统还包括：纸质档案与实体档案协同模块；

[0102] 纸质档案与实体档案协同模块，用于按档案室‑档案柜‑档案盒预先进行维护，记录各档案与档案盒的对应关系，当用户在数字档案管理系统中检索到目标档案并确认后，对应的档案盒的报警装置进行报警响应，以便用户确定目标档案对应的纸质档案的目标档案盒。

[0103] 具体的，在系统中，按档案室‑档案柜‑档案盒预先进行维护，每个档案盒都自动生成一个二维码以及专属的报警装置，将二维码贴在档案盒上，给每个档案盒专属的“身份证”以及报警装置，便于实体纸质档案查找。档案管理人员归档时，只需手机扫描二维码，再选择此次放入的案卷，系统会根据扫描的二维码信息和选择的案卷信息，则会自动记录下档案的对应位置(即对应的目标档案盒)。用户欲查看某档案原件，可在系统中检索其档案名称，当系统选中确认档案之后，报警装置将会启动，自动报警响应，资料查找人员直接通过报警装置简单快速的找到相应纸质档案。

[0104] 本发明的数字档案管理系统能够提升多元化档案的管理制度和收集标准，节约成本、提高档案收集整理效率，能够实现档案的100％归档、精准检索、提高档案利用率及实现数据共享，实现权限的灵活、方便管理；通过档案盒二维码及报警装置，方便快速定位纸质档案具体位置，提高纸质档案查找效率；提高了归档的工作效率、节约存储空间、实现资源共享、方便快捷高效、并通过档案实时电子化提高档案的利用率。

[0105] 本发明实施例所提供的数字档案管理系统的计算机程序产品，包括存储了程序代码的计算机可读存储介质，程序代码包括的指令可用于执行前面方法实施例中的方法，具体实现可参见方法实施例，在此不再赘述。

[0106] 另外，在本发明实施例的描述中，除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“相连”、“连接”应做广义理解，例如，可以是固定连接，也可以是可拆卸连接，或一体地连接；可以是机械连接，也可以是电连接；可以是直接相连，也可以通过中间媒介间接相连，可以是两个元件内部的连通。对于本领域的普通技术人员而言，可以具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。

[0107] 所述功能如果以软件功能单元的形式实现并作为独立的产品销售或使用时，可以存储在一个计算机可读取存储介质中。基于这样的理解，本发明的技术方案本质上或者说对现有技术做出贡献的部分或者该技术方案的部分可以以软件产品的形式体现出来，该计算机软件产品存储在一个存储介质中，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等)执行本发明各个实施例所述方法的全部或部分步骤。而前述的存储介质包括：U盘、移动硬盘、只读存储器(ROM，Read‑Only Memory)、随机存取存储器(RAM，Random Access Memory)、磁碟或者光盘等各种可以存储程序代码的介质。

[0108] 在本发明的描述中，需要说明的是，术语“中心”、“上”、“下”、“左”、“右”、“竖直”、“水平”、“内”、“外”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。此外，术语“第一”、“第二”、“第三”仅用于描述目的，而不能理解为指示或暗示相对重要性。

[0109] 最后应说明的是：以上各实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述各实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。