[0001] 本发明涉及档案管理领域，特别涉及一种档案管理方法。

[0002] 目前，党政机关、金融、房地产、建筑、医疗等企事业单位的档案越来越多，不仅需要占用大量的存储空间，而且由于缺乏管理档案的专业人员，导致档案管理的其它各项成本成倍增加，这给企事业单位带来严重的经济负担。

[0003] 为此，很多企事业单位开始将档案委托专业档案管理企业进行管理。随着业务量的增加，档案管理企业管理的档案数量逐年增加。但目前档案管理企业的管理工作主要依靠人工处理，没有形成信息化管理，不仅管理成本高，而且档案管理过程中容易出现纰漏，甚至造成不可挽回的损失。

[0032] 为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图对本发明的具体实施方式做详细的说明。需说明的是，本发明附图均采用简化的形式且均使用非精准的比例，仅用以方便、明晰地辅助说明本发明实施例的目的。

[0033] 如图1所示，本发明提供一种档案管理方法，所述档案存储在档案管理系统中，所述档案管理系统包括客户端、管理端和操作端，其中，客户端与管理员对接，用于接收和判别业务类型，所述管理端用于对业务进行处理同时控制操作端动作，所述操作端用于执行档案的抓取和扫描操作，即所述客户端、管理端和操作端三者配合，完成本发明的档案管理操作。进一步的，所述档案管理方法包括：接收业务并根据业务类型执行档案管理操作，所述档案管理操作包括：档案入库操作、档案出库操作和档案信息查询操作。

[0034] 所述档案入库操作，用于接收新增档案和被借阅或取出的档案，其具体包括：

[0035] 判断任务类型是新档案入库、档案被借阅入库还是档案被取出入库，管理员通过客户端选取业务类型。

[0036] 如果是新档案入库，则执行建档操作。所述建档操作包括：增加档案目录，并在该档案目录中建立档案基础信息，便于后续查询，档案基础信息包括：姓名、性别、出生年月、证件号和档案编号等。

[0037] 接着，对档案盒内的所有文件进行扫描，获取电子档案信息，也即是说，本发明不仅可以对档案盒中的纸质档案进行存储，还可以对与纸质档案对应的扫描件也即是电子档案信息进行存储，这样不仅便于查找，而且还可以进行电子备份，以免发生信息丢失。

[0038] 档案盒放置到档案管理系统的入库口，操作端到入库口抓取档案盒，同时对档案盒表面的信息进行扫描和识别，并将扫描和识别后的信息与最初建立的档案基础信息进行比对，若匹配，则表面档案盒放置正确，操作端抓取档案盒存储到档案管理系统中，同时记录档案放入信息即在档案基础信息中完善档案的存储信息。

[0039] 建立电子档案信息与档案基础信息之间的关系，以便于后续借阅和查询，最后将档案基础信息和电子档案信息均存储到电子档案库中，等待后续调用。

[0040] 如果是档案被借阅入库，则先将档案归还信息更新到档案基础信息中，再进行档案放入操作；如果是档案被取出入库，则直接执行档案放入操作。需要说明的是，档案借阅与档案取出的区别在于：借阅为短时间取出档案，借阅后需指定归还日期并记录借阅者归还记录即需要执行归还流程操作，对应至入库任务中便是档案被借阅入库。档案取出则不需要归还操作，即属于移除或取出档案操作，但是档案取出之后仍然需要记录档案取出信息而且不对电子档案做删除处理。

[0041] 具体地，所述档案放入操作包括：记录档案放入信息并将该档案放入信息更新到档案基础信息中，接收档案并扫描档案盒表面的信息，将扫描的信息与档案基础信息进行比对，若匹配，则存储档案，若不匹配，则将档案退回，等待人工确认。进一步的，档案放入信息通常包括：档案放入人员、档案放入时间和档案存储位置等，所述存储档案步骤包括：放置档案盒到入库位置，所述操作端尝试多次抓取档案盒，如果能够成功抓取，则将档案放回至档案管理系统中，如果不能够成功抓取，则对档案盒进行扫描处理后再次判断是否可以抓取，若是，则抓取档案放回至档案管理系统中，若否，则等待人工放回到档案管理系统中。

[0042] 继续参照图1，所述档案出库操作包括：

[0043] 接收业务并判断业务类型是借阅档案还是取出档案，也即是说档案出库操作也有两种形式，一种是借阅档案，如前文所说，需要指定归还日期并记录借阅者归还记录，另一种是，取出档案，无需指定归还日期只记录档案取出信息即可。

[0044] 如果是借阅档案，则管理端先执行档案信息查询操作，来获取档案基础信息，并记录档案借阅信息，再根据档案基础信息获取档案的位置信息，从而使操作端到达存储位，取出档案并判断执行结果。其中，所述取出档案并判断执行结果步骤包括：操作端抓取档案盒，当一次不能抓取成功时，可以尝试多次抓取，判断是否正常抓取，若是，则将档案盒出库至操作端，若否，则对该档案盒进行扫描处理后再次判断是否可以再次抓取，若是，则操作端返回抓取档案盒并判断是否正常抓取，若否，则锁定该档案盒的存储位置，提醒客户端的管理人员，等待人工进入到药品管理系统中进行处理。其中，档案借阅信息包括借阅人的基本信息、借阅时间、借阅目的以及需要归还日期等，并且本发明的档案管理系统可以在归还日期到达之前进行提醒，以确保档案可以顺利被归还，档案归还时执行档案被借阅入库操作。

[0045] 如果是取出档案，同样的，管理端先执行档案信息查询操作，来获取档案基础信息，并记录档案取出信息，再根据档案基础信息获取档案的位置信息，从而使操作端到达存储位，取出档案并判断执行结果。进一步的，档案取出信息包括取出人员的基本信息，取出时间，取出目的等，将档案取出信息进行存储而且不擅除档案基础信息，这样不仅便于在档案归还时查找，还可以实现档案的电子信息备份。

[0046] 继续参照图1，所述档案信息查询操作可以作为单独的步骤执行，同时其也是档案借阅操作中的其中一个重要步骤。该档案信息查询操作具体包括：

[0047] 获取档案基础信息，需要说明的是，虽然本申请前文提到了档案基础信息包含姓名、性别、出生年月、证件号和档案编号等多种信息，但在实际档案信息查询操作中，仅需获知档案基础信息中的一个或两个信息便可以进行后续操作。

[0048] 根据档案基础信息搜索电子档案库，判断是否存在对应电子档案信息，如果存在，调取出对应的电子档案信息，同时判断电子档案信息是否完整，如果不完整则提醒人工补充录入档案信息，确保电子档案库中数据信息完整，如果不存在对应的电子档案信息，则表明档案未录入即档案从始至终就没有存储到档案管理系统中，或者档案信息被删除，当档案信息被删除时，客户端的档案管理员可以追溯档案盒的历史变更信息。也即是说，本实施例中的档案信息查询操作不仅仅是对档案是否存在进行查询，其还对其档案的电子信息进行核对，从而可以提醒管理员更新电子档案，以提高电子档案库中数据的完整性。进一步的，所述档案信息查询操作还包括档案操作日志查询，这样可以直观的了解到档案管理系统中档案的入库和出库信息，便于管理。当然，电子档案信息不会随着档案盒被借阅或取出而查询不到。

[0049] 本发明的档案管理方法还包括档案扫描操作，用于对档案进行库存核对和整理。也即是说，所述操作端可以对档案管理系统内部存储进行扫描清查，同时对档案的存储信息进行核对。具体操作方式为：先对档案管理系统的内部存储结构及其上的档案进行扫描，核对库存；接着，由于每个档案盒的尺寸都相同，且其侧面上都会填写有档案基础信息，故操作端通过识别其上的档案基础信息来识别档案盒，进而得出各档案盒的位置信息，将该档案盒的位置信息并电子档案库中的位置信息进行比对，从而确认档案盒是否的信息是否准确。当发现扫描信息与电子数据库中的信息不一致时，可以及时进行人工干预，以确保档案管理系统可以正常运行。

[0050] 进一步的，对于已经入库的档案，还可以进行档案更新操作，具体包括：借阅档案；将更新部分的档案文件放入到档案盒中，同时将该档案文件的电子信息存储到电子档案库中；档案入库。其中的借阅档案与所述档案出库操作中的档案借阅步骤相同，档案入库的步骤与档案入库操作中的档案被借阅入库的骤相同，故此处不予赘述。

[0051] 显然，本领域的技术人员可以对发明进行各种改动和变型而不脱离本发明的精神和范围。这样，倘若本发明的这些修改和变型属于本发明权利要求及其等同技术的范围之内，则本发明也意图包括这些改动和变型在内。