技术领域
[0001] 本发明涉及财务档案管理技术领域，具体涉及财务会计档案智能管理方法及系统。
相关背景技术
[0002] 财务会计档案管理是指对企业或组织在其财务和会计活动中产生的各种文件、凭证、账簿、报表等进行系统化的整理、保管和利用的过程，这一管理过程对确保财务信息的完整性、真实性和有效性，以及为企业的财务决策、审计和法律合规提供依据具有重要意义；
[0003] 在企业的档案管理资源有限时，若只考虑档案的当前存储状态来进行管理，一是会导致管理分析不够全面，使得重要性大的档案无法择优存储，二是降低对所有档案和档案存储设备的管理效果和管理效率；
[0004] 基于此，本发明提出财务会计档案智能管理方法及系统，通过对档案以及档案存储设备进行匹配，然后结合档案数据以及档案存储设备数据来对档案存储设备进行排序，有利于提高对档案的管理效果和管理效率。
具体实施方式
[0053] 为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
[0054] 实施例1：请参阅图1所示，本实施例所述财务会计档案智能管理方法，所述管理方法包括以下步骤：
[0055] 管理系统获取同一批次档案的优先级数据，并通过传感设备获取空闲档案存储设备的运行状态数据，使用VIKOR算法依据运行状态数据对所有空闲的档案存储设备排序，基于贪心算法依据优先级数据以及设备排序结果自动将档案分配给相应的档案存储设备，在档案存储过程中，实时获取档案电子存储安全数据以及档案纸质存储安全数据，分析档案的整体安全状态，动态更新档案存储设备的排序结果，定期综合分析档案整体安全状态与档案存储设备更新后的排序结果后，为每台处于使用状态的档案存储设备生成管理排序指数，依据管理排序指数对处于使用状态的档案存储设备进行排序，生成管理列表，管理列表发送至管理员
[0056] 本申请中，档案存储设备为全自动化纸质档案存储设备。
[0057] 本申请使用VIKOR算法依据运行状态数据对所有空闲的档案存储设备排序，基于贪心算法依据优先级数据以及设备排序结果自动将档案分配给相应的档案存储设备，在档案存储过程中，实时获取档案电子存储安全数据以及档案纸质存储安全数据，分析档案的整体安全状态，动态更新档案存储设备的排序结果，定期综合分析档案整体安全状态与档案存储设备更新后的排序结果后，为每台处于使用状态的档案存储设备生成管理排序指数，依据管理排序指数对处于使用状态的档案存储设备进行排序，生成管理列表，管理列表发送至管理员。该管理系统先通过对档案以及档案存储设备进行匹配，然后结合档案数据以及档案存储设备数据来对档案存储设备进行排序，有利于提高对档案的管理效果和管理效率。
[0058] 实施例2：管理系统获取同一批次档案的优先级数据，包括以下步骤：
[0059] 需要说明的是，本申请所述的同一批次档案为同一类型档案，即档案在进入管理系统管理前已经做过分类处理；
[0060] 其中，档案优先级数据可以通过两种方法获取：
[0061] 方法一、人工评估优先级，管理员或相关人员根据实际情况和经验评估每个档案的优先级，通过界面或表单输入优先级数据，系统将输入的数据存储到数据库或文件中；
[0062] 方法二、管理系统基于优先级规则评估优先级，包括以下步骤：在所有档案通过电子扫描仪录入管理系统后，管理系统生成目标层、准则层以及档案层，基于目标层、准则层以及档案层构建判断矩阵，通过对比较判断矩阵进行特征值分解，计算每个层次的权重向量，权重向量表示每个准则在目标层次中的相对重要性，比较的结果使用1到9的尺度来量化，其中1表示两个元素同等重要，9表示一个元素远远优于另一个元素，根据每个档案在各准则下的表现，建立评分矩阵，将权重向量与评分矩阵相乘，得出每个档案的优选级评分，优选级评分反映了每个档案在总体目标(确定重要性)下的相对重要性。
[0063] 为了更好的说明方法二，本实施例举例如下：
[0064] 管理系统生成目标层、准则层以及档案层包括以下内容：
[0065] 目标层：确定每个档案的重要性；
[0066] 准则层：档案类型、关联项目的重要性、档案内容的复杂性；
[0067] 档案层：档案A、档案B、档案C；
[0068] 建立准则层比较矩阵：
[0069]
[0070] 这里，“档案类型”相对于“关联项目的重要性”和“档案内容的复杂性”分别是3倍和2倍重要。
[0071] 特征值分解计算得到准则层的权重向量：权重向量＝(0.535,0.239,0.226)，表示“档案类型”对决定档案重要性的相对贡献最大；
[0072] 计算每个档案的优选级评分矩阵如下：
[0073]
[0074] 其中，每个档案对应于“档案类型”、“关联项目的重要性”和“档案内容的复杂性”的评分，综合计算每个档案的权重向量与评分矩阵的乘积：优先级评分＝(5*0.535+7*0.239+6*0.226+...)；
[0075] 通过上述步骤，即可评估每个档案的优先级评分。
[0076] 通过传感设备获取空闲档案存储设备的运行状态数据，使用VIKOR算法依据运行状态数据对所有空闲的档案存储设备排序，包括以下步骤：
[0077] 通过传感设备获取空闲档案存储设备的运行状态数据，运行状态数据包括档案存取速度、设备故障率、功耗率，将档案存取速度、设备故障率、功耗率进行归一化处理，使档案存取速度、设备故障率、功耗率的取值范围映射到[0,1]之间，获取档案存取速度归一化值、设备故障率归一化值、功耗率归一化值，将档案存取速度归一化值标记为ΔO、设备故障率归一化值标记为ΔP、功耗率归一化值ΔQ；
[0078] 获取所有档案存储设备的运行状态数据后，计算正理想解以及负理想解：
[0079] 正理想解A+＝[max(ΔO)、min(ΔP)、min(ΔQ)]；
[0080] 负理想解A‑＝[min(ΔO)、max(ΔP)、max(ΔQ)]；
[0081] 计算每个档案存储设备到正理想解A+的距离，表达式为：
[0082]
[0083] 计算每个档案存储设备到负理想解A‑的距离，表达式为：
[0084]
[0085] 式中， 为档案存储设备到正理想解A+的距离， 为档案存储设备到负理想‑解A的距离，m表示运行状态数据数量，xij表示第i个档案存储设备的第j个运行状态数据归一化值， 分别是第j个运行状态数据的正理想解和负理想解；
[0086] 依据档案存储设备到正理想解A+的距离以及档案存储设备到负理想解A‑的距离计算设备系数，表达式为： 式中，B为设备系数，ω1、ω2分别为 和 的权重，通常取值为0.5，档案存储设备的设备系数越大，表明档案存储设备越接近正理想解，即档案存储设备整体性能越好，将所有空闲的档案存储设备依据设备系数由大到小进行排序；
[0087] 档案存取速度的获取逻辑为：获取档案存储设备历史一段时间内档案的存储数量，将存储数量比上时间段时长获取存储速度，获取档案存储设备历史一段时间内档案的取出数量，将取出数量比上时间段时长获取取出速度，将存储速度加上取出速度获取档案存取速度，档案存取速度越大，表明档案存储设备在纸质档案的全自动存取效率高；
[0088] 设备故障率的获取逻辑为：获取档案存储设备的历史故障次数，将故障次数比上监测时长获取设备故障率，档案存储设备的设备故障率，表明该档案存储设备越容易出现故障；
[0089] 功耗率的获取逻辑为：获取档案存储设备历史运行时的功率消耗，将功率消耗比上监测时长获取功耗率，功耗率越大，表明在相同时间内档案存储设备的能耗越大，即使用成本越高。
[0090] 基于贪心算法依据优先级数据以及设备排序结果自动将档案分配给相应的档案存储设备，包括以下步骤：
[0091] 获取所有档案的优先级数据，并按优先级进行排序，优先级越高的档案越重要，获取所有空闲档案存储设备的设备系数，设备系数越高的设备越优先使用，按优先级对档案从高到低排序，按设备系数对档案存储设备从高到低排序；
[0092] 创建一个空的档案分配列表，贪心算法依次将排序后的每个档案分配给设备系数最高的档案存储设备。
[0093] 实施例3：在档案存储过程中，实时获取档案电子存储安全数据以及档案纸质存储安全数据，分析档案的整体安全状态，包括以下步骤：
[0094] 档案电子存储安全数据包括档案所在文件被攻击频率以及档案报错率，档案纸质存储安全数据包括存储环境湿度上升速率；
[0095] 档案所在文件被攻击频率的获取逻辑为：获取档案所在文件在监测时间段内的被攻击次数，将被攻击次数比上监测时长获取档案所在文件被攻击频率，档案所在文件被攻击频率越大，表明档案泄露的风险越大；
[0096] 档案报错率的获取逻辑为：获取档案在监测时间段内的报错次数(包括兼容报错、内容报错等)，将报错次数比上监测时长获取档案报错率，档案报错率越大，表明越需要对档案进行管理，包括人工纠错等；
[0097] 存储环境湿度上升速率的获取逻辑为：获取存储环境当前时刻的湿度，获取存储环境上一时刻的湿度，将当前时刻的湿度减去上一时刻的湿度获取湿度差，通过当前时刻减去上一时刻获取监测时长，将湿度差比上监测时长获取存储环境湿度上升速率，存储环境湿度上升速率越大，表明纸质档案存储环境的湿度增大速度快，容易导致纸质档案损坏，越需要进行管理；
[0098] 对档案所在文件被攻击频率、档案报错率以及环境湿度上升速率进行归一化处理，获取攻击频率归一化值、报错率归一化值以及湿度归一化值；
[0099] 将攻击频率归一化值、报错率归一化值求和获取第一安全赋值，将湿度归一化值作为第二安全赋值，对第一安全赋值以及第二安全赋值加权求和获取异常系数，异常系数越大，表明档案整体安全状态越差，可能存在被盗取或损坏等风险。
[0100] 动态更新档案存储设备的排序结果，包括以下步骤：
[0101] 实时获取传感设备获取空闲档案存储设备的运行状态数据，运行状态数据包括档案存取速度、设备故障率、功耗率，将档案存取速度、设备故障率、功耗率进行归一化处理，使档案存取速度、设备故障率、功耗率的取值范围映射到[0,1]之间，获取档案存取速度归一化值、设备故障率归一化值、功耗率归一化值，将档案存取速度归一化值标记为ΔO、设备故障率归一化值标记为ΔP、功耗率归一化值ΔQ；
[0102] 获取所有档案存储设备的运行状态数据后，计算正理想解以及负理想解：
[0103] 正理想解A+＝[max(ΔO)、min(ΔP)、min(ΔQ)]；
[0104] 负理想解A‑＝[min(ΔO)、max(ΔP)、max(ΔQ)]；
[0105] 计算每个档案存储设备到正理想解A+的距离，表达式为：
[0106]
[0107] 计算每个档案存储设备到负理想解A‑的距离，表达式为：
[0108]+
[0109] 式中， 为档案存储设备到正理想解A的距离， 为档案存储设备到负理想‑
解A的距离，m表示运行状态数据数量，xij表示第i个档案存储设备的第j个运行状态数据归一化值， 分别是第j个运行状态数据的正理想解和负理想解；
[0110] 依据档案存储设备到正理想解A+的距离以及档案存储设备到负理想解A‑的距离计算设备系数，表达式为： 式中，B为设备系数，ω1、ω2分别为 和 的权重，通常取值为0.5，档案存储设备的设备系数越大，表明档案存储设备越接近正理想解，即档案存储设备使用过程中的整体性能越好，将运行中的所有档案存储设备依据更新后的设备系数由大到小进行排序。
[0111] 定期综合分析档案整体安全状态与档案存储设备更新后的排序结果后，为每台处于使用状态的档案存储设备生成管理排序指数，包括以下步骤：
[0112] 获取档案在存储过程中的异常系数，获取档案存储设备在使用过程中更新的设备系数；
[0113] 将设备系数与异常系数综合计算获取异常系数的管理排序指数，表达式为：δ＝α*B‑β*rs，式中，δ为管理排序指数，B为设备系数，rs为异常系数，α、β分别为设备系数、异常系数的比例系数，且α、β均大于0。
[0114] 依据管理排序指数对处于使用状态的档案存储设备进行排序，生成管理列表，管理列表发送至管理员，管理员依据管理列表选择对档案存储设备的管理顺序，包括以下步骤：
[0115] 获取管理排序指数后，档案存储设备的管理排序指数越大，表明越不需要对该档案存储设备和该档案存储设备存储的档案进行管理，因此，将所有档案存储设备依据管理排序指数由小到大进行排序，生成管理列表，若管理列表中存在管理排序指数小于指数阈值的档案存储设备，则将管理排序指数小于指数阈值的档案存储设备标记管理紧急性高标识，管理排序指数大于等于指数阈值，表明档案存储设备标记管理紧急性低，管理员依据管理列表正序选择对档案存储设备的管理顺序。
[0116] 实施例4：请参阅图1所示，本实施例所述财务会计档案智能管理系统，包括数据采集模块、档案分配模块、管理排序模块；
[0117] 数据采集模块：获取同一批次档案的优先级数据，并通过传感设备获取空闲档案存储设备的运行状态数据，使用VIKOR算法依据运行状态数据对所有空闲的档案存储设备排序，设备排序结果以及优先级数据发送至档案分配模块；
[0118] 档案分配模块：基于贪心算法依据优先级数据以及设备排序结果自动将档案分配给相应的档案存储设备，档案存储设备运行信息发送至管理排序模块；
[0119] 管理排序模块：在档案存储过程中，实时获取档案电子存储安全数据以及档案纸质存储安全数据，分析档案的整体安全状态，动态更新档案存储设备的排序结果，定期综合分析档案整体安全状态与档案存储设备更新后的排序结果后，为每台处于使用状态的档案存储设备生成管理排序指数，依据管理排序指数对处于使用状态的档案存储设备进行排序，生成管理列表，管理列表发送至管理员，管理员依据管理列表选择对档案存储设备的管理顺序。
[0120] 上述公式均是去量纲取其数值计算，公式是由采集大量数据进行软件模拟得到最近真实情况的一个公式，公式中的预设参数由本领域的技术人员根据实际情况进行设置。
[0121] 在本说明书的描述中，参考术语“一个实施例”、“示例”、“具体示例”等的描述意指结合该实施例或示例描述的具体特征、结构、材料或者特点包含于本发明的至少一个实施例或示例中。在本说明书中，对上述术语的示意性表述不一定指的是相同的实施例或示例。而且，描述的具体特征、结构、材料或者特点可以在任何的一个或多个实施例或示例中以合适的方式结合。
[0122] 以上公开的本发明优选实施例只是用于帮助阐述本发明。优选实施例并没有详尽叙述所有的细节，也不限制该发明仅为的具体实施方式。显然，根据本说明书的内容，可作很多的修改和变化。本说明书选取并具体描述这些实施例，是为了更好地解释本发明的原理和实际应用，从而使所属技术领域技术人员能很好地理解和利用本发明。本发明仅受权利要求书及其全部范围和等效物的限制。
